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昨天跟新創團隊的夥伴一起開會,聊了很多的工作上的進度,其中有個件事情讓我特別有感觸,團隊中就算人沒有很多也會產生溝通上的失誤,何況現在公司人越來越多,有效的溝通是真的非常重要,好的溝通方式不但是為你節省了時間,也可以加速事情完成的速度,這些看起來都是老梗,在基本不過的道理,但是越是基本的工作,大家反而做不好,為什麼?

“因為大家看待同一件issue用的都是自己的方式”

大家都會做記錄做筆記,當然是用自己理解的部分,其實很多溝通失誤都發生在大家以為理解對方的意思,而實際上卻是誤解了。上個月我跟廠商開會,我寫下了幾個point待執行事項,並且用我自己的理解擬定好執行順序,隨著專案進度的時間,策略夥伴問了我某些待執行的事項,我翻開了筆記跟對方確認後,發現其中有一件他說明的事項,我放在稍後的進度進行,卻是他這一兩天就要提案用到的資料,我嚇得半死,只好燃燒生命的把代辦事項給完成了。

我後來問自己到底是哪個環節出錯,是我聽錯嗎?還是他說錯了?結論是這些都不重要,問題是我沒有當下確認,如果當下確認好某些detail或許我就不至於把自己搞得這麼累,但是就算是當下確認好某些細節,還是不夠,因為你沒確認的細節也很有可能是你誤解的部分,更好的方法是公開你的記錄,讓對方確認也讓自己無後顧之憂,這就是會議記錄非常重要的原因,當大家都同意記錄內容無誤後,就很容易避免發生溝通上的失誤,若出錯也明確知道哪個部份出了錯誤,雖然這次還沒犯下大錯,但在這次的經驗中我也了解到很多語言不足的地方是需要文字記錄的。

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